Vom Check-out zur Abrechnung: So läuft die Bewirtschaftung einer Ferienwohnung im Alltag

«Bewirtschaftung» klingt abstrakt. Konkret ist es eine Kette von Handgriffen, die sich bei jedem Gästewechsel wiederholt, und ein Reporting, das die Eigentümerschaft auf dem Laufenden hält. Dieser Beitrag zeigt den Ablauf, wie wir ihn für Ferienwohnungen und Chalets an der Lenk, im Saanenland und in Adelboden-Kandersteg organisieren.

1. Die Aufnahme des Objekts

Am Anfang steht die Aufnahme: Die Wohnung wird nach dem Einrichtungskonzept ausgestattet und fotografiert, Inventar und Wäsche-Grundausstattung werden erfasst, Verstauorte für persönliche Gegenstände festgelegt (abschliessbarer Schrank in Küche und Bad, Kellerabteil), das elektronische Zutrittssystem eingerichtet und die Einheit im Meldesystem des Tourismusbüros registriert. Vor dem Start wird geklärt, wie die Eigentümerschaft mehrwertsteuerlich gestellt ist, weil das die Abrechnung beeinflusst.

2. Vermarktung und Preis

Die Wohnung wird mit einheitlicher Objektbeschreibung und professionellen Bildern auf der eigenen Buchungsseite und auf den führenden Plattformen angeboten – Booking.com, Airbnb und weiteren – sowie über das Tourismusbüro. Ein Channel-Manager synchronisiert alle Kalender, damit keine Doppelbuchung entsteht. Die Preise setzt die Bewirtschafterin: saisonal und dynamisch nach Nachfrage, mit Mindestaufenthalten, immer marktüblich. Nur tage- bis wochenweise Vermietung; Dauer- oder Monatsmieten sind bei touristisch bewirtschafteten Wohnungen nicht zulässig.

3. Gästekommunikation

Von der Anfrage bis zur Abreise betreut ein Team die Gäste: Reservationsbestätigung, Anreiseinformationen, Fragen während des Aufenthalts, Vermittlung von Zusatzleistungen wie Bergbahntickets oder Halbpension bei Partnerbetrieben. Die telefonische Erreichbarkeit ist an sieben Tagen pro Woche sichergestellt, inklusive Notfallnummer. Gäste der von uns betreuten Wohnungen nutzen zudem eine Gäste-App mit Anreise, WLAN, Gästekarte, Umgebungstipps und Chat.

4. Check-in und Check-out

Check-in ab 16 Uhr, Check-out bis 10 Uhr. Die Gäste erhalten über das elektronische Zutrittssystem eine zeitlich begrenzte Zugangsberechtigung – kein Schlüsseltresor, keine Übergabe vor Ort nötig, aber möglich, wenn Gäste es wünschen. Auch der Zugang der Eigentümerschaft läuft über das System, damit jede Belegung erfasst ist.

5. Reinigung, Wäsche und Kontrolle

Zwischen 10 und 16 Uhr geschieht das, wofür Picobello seit 2019 steht:

• Endreinigung nach jedem Gast- und Eigenaufenthalt, bei längeren Aufenthalten Zwischenreinigung mit Wäschewechsel.
• Wäsche aus der eigenen Wäscherei an der Lenk: Bett-, Frottee- und Küchenwäsche werden angeliefert, Gebrauchtwäsche mitgenommen.
• Verbrauchsmaterial wird aufgefüllt.
• Grobkontrolle bei jedem Check-out, mit Fotos. Auffälligkeiten gehen als Schadenprotokoll an die Eigentümerschaft; Kleinreparaturen bis zur vereinbarten Kompetenzsumme werden direkt erledigt, Kleinersatz von Geschirr ohne Rückfrage.
• Komplettkontrolle mindestens einmal jährlich, dazu Kontrollgänge ausserhalb der Belegung – auch im Winter, wenn die Wohnung leer steht.

6. Meldungen und Abgaben

Jeder Gast wird im Meldesystem an- und abgemeldet, die Kurtaxe erhoben und fristgerecht abgeführt, die Beherbergungsstatistik bedient. Diese Daten fliessen in die Belegungsstatistik, die bei touristisch bewirtschafteten Wohnungen der Baubewilligungsbehörde periodisch vorgelegt wird.

7. Abrechnung und Reporting

Pro Wohnung wird ein eigenes Bewirtschaftungskonto geführt, über das Einnahmen und wohnungsbezogene Zahlungen laufen. Die Abrechnung erfolgt halbjährlich per 30. Juni und 31. Dezember und wird innert 60 Tagen ausbezahlt. Sie zeigt den Logiernächte-Umsatz, die Abzüge (Kurtaxen, Abgaben, Mehrwertsteuer, Reinigung, Wäsche, Vermarktungskosten), die Vergütung der Bewirtschafterin und separat verrechnete Leistungen – mit einsehbaren Belegen. Einmal jährlich kommt ein Bericht zu Vermietung, Auslastung und Zustand der Einheit dazu. Eigentümer der von uns betreuten Objekte sehen Belegung und Abrechnungen laufend in der Eigentümer-App, auf Wunsch auch in Papierform.

Eine Auslastungs- oder Ertragsgarantie gibt es nicht – seriös kann sie niemand geben. Was es gibt, ist Transparenz über jeden Franken.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Gästewechsel?

Zwischen Check-out um 10 Uhr und Check-in um 16 Uhr. In dieser Zeit werden Reinigung, Wäschewechsel, Kontrolle und Auffüllen erledigt.

Muss ich bei einem Gästewechsel anwesend sein?

Nein. Zugang, Reinigung und Kontrolle laufen ohne die Eigentümerschaft.

Wie erfahre ich, wie meine Wohnung läuft?

Über die halbjährliche Abrechnung, den Jahresbericht und – bei uns – die Eigentümer-App mit aktueller Belegung.

Wer entscheidet über Reparaturen?

Kleinreparaturen bis zur vereinbarten Kompetenzsumme die Bewirtschafterin, grössere Arbeiten die Eigentümerschaft nach Absprache; dringende Massnahmen zur Schadensabwehr werden sofort veranlasst.

Kann ich eigene Gäste über die Bewirtschafterin buchen lassen?

Ja. Zahlende Gäste laufen immer über die Bewirtschafterin; Freunde und Familie gelten als Eigennutzung.

Mehr zur Bewirtschaftung: [Simmental](/bewirtschaftung-simmental), [Saanenland](/bewirtschaftung-saanenland), [Adelboden-Kandersteg](/bewirtschaftung-adelboden-kandersteg). Nur die Reinigung gewünscht? [Ferienwohnungsreinigung im Simmental](/ferienwohnungsreinigung-simmental).

*Zeiten, Fristen und Abläufe entsprechen den Bewirtschaftungsverträgen von Picobello Reinigungen für Objekte an der Lenk und können je nach Objekt abweichen.*